قسم السجلات الطبية بالمستشفى يدعم إدارة المستشفى

بخش اسناد پزشکی وظیفه ثبت و نگهداری روندهای تشخیصی و درمانی بیماران مراجعه‌کننده به بیمارستان را برعهده دارد. اولین ثبت داده‌ها و اطلاعات بیماران به صورت مکتوب، مربوط به دوران مصر باستان و پزشکی به نام «ایمهوتپ» است ولی اولین ثبت و نگهداری اطلاعات بیماران در بیمارستان‌ها مربوط به بیمارستان «سن بارتولومیر» در قرن ۱۱ میلادی است که برخی از این اسناد هنوز هم موجود است. اهمیت ثبت و نگهداری اطلاعات در قرن هفدهم در این بیمارستان توسط ویلیام هاردی مورد توجه بیشتری قرار گرفت.

ثبت اطلاعات‌، داده‌ها و روند تشخیصی و درمانی بیماران چهار هدف اصلی را در بیمارستان‌ها دنبال می‌کند:

• تامین اطلاعات و داده‌های لازم برای صدور تسویه حساب بیمار در هنگام ترخیص و ارتباط با سازمان‌های بیمه‌گر
• منبعی برای استناد جهت دفاع از پزشکان و کادر درمانی در صورت وقوع شکایت توسط بیماران یا همراهان آنها در نظام پزشکی و پزشکی قانونی
• استفاده از این داده‌ها در تحقیقات علمی بر روی بیماری‌های شایع و نادر
• به کارگیری این اطلاعات برای بررسی وضعیت موجود و اصلاح فرآیندها توسط سیاستگذاران بیمارستان

بند چهارم و به کارگیری صحیح این اطلاعات و انطباق آن با واقعیت‌های موجود نکته مهمی است که نباید توسط اعضای هیات مدیره مغفول مانده و باید به عنوان ابزاری موثر برای پایش مدیر‌عامل بیمارستان توسط اعضای هیات مدیره به کار گرفته شود.

بنابراین انتخاب مدیریتی مستقل برای بخش اسناد پزشکی که ضمن داشتن تخصص لازم به صورت مستقیم با اعضای هیات مدیره در ارتباط باشد از اهمیت بالایی برخوردار است و این ارتباطات نباید معدود به مکاتبات کتبی و غیر‌مستقیم باشد.

ضمنا این اطلاعات می‌تواند برای مدیر عامل بیمارستان هم به عنوان منبعی موثق برای اطلاع از فرآیندهای تشخیصی و در‌مانی و اصلاح فرآیندهای موجود و کاهش هزینه‌های بیمارستان بخصوص در بخش نیروی انسانی مورد استفاده قرار گیرد. هزینه‌هایی که امروزه در کشورهای پیشرفته حدود ۷۰ درصد هزینه‌های بیمارستان را به خود اختصاص می‌دهد.

مدت لزوم حفظ و نگهداری از اسناد پزشکی از نظر قانونی در کشورهای مختلف متفاوت بوده و معمولا بازه زمانی ۵ تا ۱۰ ساله در نظر گرفته می‌شود ولی این مدت برای استفاده‌های تحقیقاتی و مدیریتی متفاوت بوده و بعضا دوره‌های ۷۵ ساله یا بیشتر را مطرح می‌کنند. مسئولیت حفظ و نگهداری این اسناد از نظر قانونی بر عهده مدیرعامل یا ریاست بیمارستان می‌باشد که در صورت هرگونه مشکل برای این اسناد باید پاسخگو باشد.

این مقاله را در پالنا ببینید .

سلسلة من المقالات المخصصة للأطباء والقانون بقلم الدكتورة بوريا عديلي ، أخصائية الأشعة وخريجة الإدارة الإستراتيجية

قسم الخدمة المتمركز حول المريض بالمستشفى

الأطباء وقاعدة بيانات أخبار القانون